Un proveedor, un proveedor mi reino por un proveedor... bueno

Te llamó Andrés, dice que si puedes pases por su oficina mañana.
- ¿Dejó dicho para qué?.
- Dijo eso no más.
Larry Ingoll sostuvo el breve diálogo con su esposa, las cosas no andaban bien con ella. Sonaba raro que llamara el esposo de su prima era dueño de una de las más grandes empresas de distribución del país, Larry estaba extrañado por su convocatoria pues siendo consultor había un pacto tácito entre ellos de nunca hacer negocios para evitar malos entendidos.
Al día siguiente Larry fue a la oficina de Andrés, luego del saludo y de la habitual conversación sobre la familia, intuyendo de qué se trataba la charla, hizo una aproximación típica de consultor:
- ¿Y qué tal te va con tu nuevo Gerente de Sistemas?, con seis meses en la empresa ya debes hacerte una buena idea.
- Me va como con tu prima – Andrés se refería a su esposa.
- ¡Ah!, ¿combinación perfecta? – le inquirí.
– No, yo gano la plata y él la gasta – Larry celebró su negro sentido del humor, siempre habían congeniado por eso - y he ahí la razón por la que te he llamado – continuó – hay algo que está pasando y no logro descifrar, quiero que me ayudes, dado que tú estás justo del otro lado
- El psicoanálisis para empresarios, se cobra por horas y muy caro, así que es mejor que comiences rápido – dijo Larry bromeando.
Andrés se acomodó en el asiento y luego de dar un largo suspiro, dijo:
- Mira Larry mi problema radica en que los proyectos que ha iniciado el nuevo Gerente de Sistemas son igual de malos que los del anterior, ha empezado a atormentarme la idea que lo despedí injustamente. Te cuento lo que pasó en el último proyecto de envergadura que tuvimos, la implantación de un ERP, que es fiel reflejo de lo que nos ha pasado antes.
- ¿ERP? ¡hum!, eso suena a un gran dolor de cabeza.
- En teoría contratamos al mejor proveedor quien tenía mucha experiencia en el tema nos iba a poner una plantilla de consultores estrella, sus precios fueron insuperables, lo evaluamos hasta la saciedad y en todos los test salía estupendamente puntuado, ¿el resultado?, pues un proyecto desastroso, estamos 4 meses retrasados, sólo una parte del sistema está operando, todo el mundo se queja que es demasiado engorroso, los súper consultores estrella estuvieron sólo al principio y ahora conduce el proyecto una empresa subcontratada del medio, me prometí nunca más pasar por esto y he caído otra vez; pero no entiendo que salió mal, no puedo descargar la culpa en el nuevo Gerente de Sistemas pues su trabajo ha sido impecable el proceso de selección fue bastante profesional – tiró el boliígrafo sobre el escritorio y se recostó mirando al techo, desde esa posición me dijo – por eso quiero conversar contigo ayúdame a ver qué falló.
Larry esperó un momento hasta que se hubo disipado su mal humor y comenzó.
- No dudo que el proceso de selección haya sido bueno, pero quizás los parámetros de evaluación sean el problema...
- Ya los vi, son los más lógicos por ahí no va la cosa –interrumpió el empresario.
– Si no me dejas terminar la idea no me vas a entender - Larry se molesto algo.
- Vamos – fue la lacónica respuesta.
– Ahí va mi primera pregunta ¿Qué esperabas de tu Gerente de Sistemas con respecto al proceso de selección?.
- Pues que me consiguiera al mejor proveedor
- ¿Y quién es el mejor proveedor?.
– El que me da el mayor valor al menor precio.
Larry tuvo que contenerse para no reírse de la frase tan trillada
- ¿Cómo te aseguraste de eso?.
- Bueno, evaluamos a los proveedores por lo que ofrecían y lo que costaban, así seleccionamos al que tenía la mejor ecuación de valor esto sobre la base de ponderaciones de variables meticulosamente establecidas y puntuadas, es matemático ahí no hay falla, el proceso tiene una serie de pasos más pero no creo que te interesen los detalles, ¿no?
- Para nada, o sea que generaste una ecuación de valor, y ¿qué hiciste luego?.
- Nada, firmamos el contrato.
- ¿Estás seguro que no hiciste nada más?.
- No, nada más, luego conversamos el precio final y cerramos el contrato.
- Detente ahí un momento, ¿qué fue “conversar el precio final”? – Larry remarcó la última frase.
- Pues lo normal, ya sabes como son Uds. siempre dan un precio con colchón y nosotros sabemos como eliminar ese colchón, como primera empresa de distribución del país tenemos mucho poder de negociación, somos expertos exprimiendo proveedores no te olvides, nos ahorramos cerca de $150,000.
- ¿Se ahorraron?.
- ¿No me querrás decir que esa es la causa del fracaso?, es una descarga muy simple.
A pesar de su reproche Larry vio en sus ojos un halo de sorpresa desagradable, había olfateado su error, pero aún faltaba demostrárselo
– Te lo explico en pocas palabras – dijo – mira, decidiste sobre la base de una ecuación de valor muy bien formulada y matemáticamente perfecta, pero luego apretaste para disminuir el precio lo cual lograste y como buen matemático que eres sabes que no puedes reducir un elemento de la ecuación sin desbalancearla, te lo grafico.
- Eso me interesa – reveló Andrés.
- Supón que en tu ecuación inicial asumes un costo o inversión como lo quieras ver de 100 que es lo que vas a pagar al consultor y esto equivale a 70 como valor de la prestación que recibirás, más 20 de previsión, el famoso colchón del que hablas y que simplemente es la humana salvaguarda contra la Ley de Murphy y la imprecisión propia de los requerimientos de los usuarios.
- 20% de previsión es demasiado nadie en su sano juicio lo haría –interrumpió Andrés.
– Amigo, no te olvides que es una acumulación de colchones, te caerías de espalda de lo grandes que pueden ser éstos[1], continuando a esto le sumarías 10 que es la utilidad del proveedor, pues estimo que te has dado cuenta que un proveedor no es una ONG, sino una empresa con fines de lucro ¿no?
- Que buena idea debería, haber una para librarnos de Uds. – Andrés sonrió
- Si claro – fue la sarcástica respuesta de Larry – Prosigo, dependiendo de lo fuerte de la guerra de precios que hayas permitido la utilidad será cada vez menos.
Andrés garabateaba muy rápidamente en unas hojas que tomó de su escritorio, Larry avanzó:
– Pero luego vienes y aplicas tu “poder de negociación” y por ejemplo logras que el costo baje a 80, pero en ese mismo momento acabas de... – lo invitó a responder.
- Desbalancear mi ecuación – respondió Andrés rápidamente.
- ¡Exacto! y alguien tiene que balancear la ecuación ¿no?. Y quien lo hace, te cuento, es el proveedor, el cual necesariamente, con más o menos variantes, comienza por descargar la previsión, luego pasa a la prestación que te dará, ahí por ejemplo hace cosas como reducir la participación de los consultores estrella y completar el resto del tiempo con un socio local, y finalmente llega a su utilidad que al ser exigua no le deja espacio para hacer mucho, al final recibes menos prestación, con poca previsión y poca rentabilidad de tu proveedor.
- Ya entiendo – se limitó a decir Andrés, su cerebro andaba a mil por hora – ninguno de nosotros se preocupó por la ecuación cuando ajustamos el precio del proveedor.
- ¡Correcto! – respondió Larry - cuando un proveedor reduce el precio debe poder sustentar cómo lo hará, más aún “tú” debes preocuparte por cómo lo hará – el “tú” le salió subido de tono a Larry, pero logró el objetivo que era dar relevancia a la palabra
- Nunca lo había pensado así, no lo veía – respondió Andrés.
- El buen comprador se preocupa por la rentabilidad de su proveedor, no sólo por el precio que consigue para la empresa – dejó que Andrés digiriera el tema un poco más.
– Larry, necesito que esto lo escuche más gente puedes hacernos una presentación sobre el caso, please pon las ecuaciones, grafica todo lo que me has dicho hoy.
- Claro que puedo, pero te parece si en vez de usar esto me dejas hacer una dinámica.
- Manéjalo como desees, pero hazlo, ¿cuánto me cobrarás?
- Creo que $6,500 es suficiente.
- ¿Tanto?, ¿estás loco?.
- ¿Tan rápidamente empiezas a desbalancear tu ecuación?.
Los dos rompieron a reir muy animados.

Ecuación de Valor de un Proveedor
(a) 100 costo (inversión) = 70 prestación + 20 de previsión + 10 utilidad del proveedor
(b) 70 costo (inversión) <> 70 prestación + 20 de previsión + 10 utilidad del proveedor
(c) 70 costo (inversión) = 65 prestación + 0 de previsión + 5 utilidad del proveedor

Pasada una semana Larry Ingoll entró en la reunión y vio alrededor de cincuenta personas, el número lo sorprendió había imaginado una reunión algo más pequeña, al parecer Andrés se dio cuenta de su desconcierto y dijo:
– Decidí que venga gente de mandos medio también, quiero involucrarlos en el problema, ¿se te hace complicado?.
- No problem –respondió Larry - para lo que haré da igual uno o cien.
El consultor muy suelto de huesos dijo al auditorio
– Buenos días con todos, les pediría por favor me acompañen al patio.
Andrés que no tenía idea de lo que iba a hacer, Larry todo lo había coordinado con su asistente, algo intrigado fue el primero en salir y el resto lo siguió, en el patio, bastante amplio había un poste y una cuatrimoto separados por unos 6 metros el uno del otro la cuatrimoto estaba aparcada “dando la espalda”, para ser gráfico, al poste, todos se pararon frente a la escena, el Gerente de Logística dijo:
– ¿Tenemos un examen de manejo de cuatrimoto? – todos celebraron la chanza.
- Hoy no toca ello, lamento decepcionarlo Mr. Rojas – Larry lo conocía – hoy vengo a conversar con Uds. acerca de cadenas y compras, y como no tenemos cadenas a la mano Uds. me ayudarán ¿les parece?.
Andrés ni dejó responder al resto
– No hay problema.
“Amén” dijo Larry para sus adentros.
– La idea de traerlos aquí – prosiguió – es hacer una dinámica de manera que me ayuden a resolver el problema de la selección de un proveedor, para ello me ayudaré de este poste – se dirigió hacia el pilote tomándolo con la mano – él representa nuestra situación actual, por ejemplo un sistema de cómputo defectuoso, y la cuatrimoto que está de ese lado representa nuestra situación ideal, por ejemplo un sistema de cómputo de última generación, ¿qué hacemos para llegar de un lado al otro?.
Larry espero que alguien respondiera, silencio absoluto – vamos muchachos suéltenme una idea o no me pagan.
- Compramos un sistema nuevo – dijo alguien desde el anonimato
– El sistema está allí es la cuatrimoto – les dijo reprobando la respuesta - ¿qué tenemos que hacer?, ¡vamos!, una vuelta más de tuerca – los animó.
- Contratamos un proveedor – dijo parsimoniosamente Edward el nuevo Gerente de Sistemas
– ¡Exacto! – acotó Larry - y para representarlo diremos que el equipo que forma el proveedor para el proyecto es una cadena que va desde la situación actual, el poste, hasta la situación ideal, la cuatrimoto, ¿ok?.
Todos asintieron, más que por convencimiento, lo hicieron por saber rápidamente a donde iba
– Listo, si Uds. fueran el proveedor ¿qué harían?
– Formaríamos nuestra mejor cadena – dijo Mr. Rojas
– ¡Correcto! – le dijo, para luego mirar al grupo – el sentido común nos dicta que deberíamos formar una cadena fuerte para asegurar el éxito de nuestro proyecto ¿no? – asentimiento general
– Ahora voy a pedir la ayuda de Uds. – continuó - para poder formar nuestras “Cadenas de Proyecto” así es que señalaré a algunos para que vengan aquí adelante y me ayuden.
En ese momento llamó al frente a catorce personas, los separó en dos grupos en uno colocó a personas de gran corpulencia y en el otro personas de discreto físico, las diferencias saltaban a la vista
– Por favor ambos grupos tómense de los brazos cual eslabones de una cadena – les dijo, hubieron risas disimuladas en el grupo – Ok, ya tienen las dos “Cadenas de Proyecto” entre las cuales deben decidir, ¿por cual se inclinan? – murmullos – ¿qué dicen? - más murmullos – Los ayudo – agregó Larry.
Larry se acercó al grupo de los “poco corpulentos” tomó a la persona que estaba en el extremo, el Contador, que era muy baja y delgada y pegó un tirón, la cadena humana se rompió con facilidad, risas en general.
– Disculpen señores, sopórtenme en aras del conocimiento.
Luego se acercó al grupo de los “corpulentos” fue hacia la persona del extremo, un verdadero oso de cerca de 1.90m y alrededor de unos 120kilos de peso, no lo conocía, tiró fuerte y ni se inmutó la cadena.
– Bueno, señores ¿qué dicen?, ¿con qué cadena se quedan?
- La segunda, la segunda – fue el corillo .
- ¿Por qué la segunda? – preguntó.
– Pues es la más fuerte – respondió presto el Contador
- ¿Estamos todos de acuerdo? – volvió a preguntar
Un “si” en coro emergió del grupo.
– “Cadena de Proyecto” elegida por favor tome de un lado el poste y del otro la cuatrimoto.
Lo hicieron prestos y con cierto orgullo
– Miren – explicó Larry – ahora tenemos unidas sólidamente ambas partes, pero recuerden que existen un par de fuerzas que hacen que el “poste situación actual” y la “cuatrimoto situación ideal” se distancien, esas fuerzas son por un lado la Ley de Murphy ¿se acuerdan? ésa que dice que si una cosa mala puede pasar de hecho pasará y por otro lado está la incertidumbre, que es esa parte de la situación ideal sobre la cual tanto el cliente como el proveedor tienen dudas.
Hizo un gesto a la persona que montaba la cuatrimoto y ésta aceleró levemente, la cadena humana se tensó se veía el esfuerzo de los integrantes del grupo para no soltarse, hizo un nuevo gesto y el conductor aceleró nuevamente, la cadena se rompió.
– ¿Qué pasó? – preguntó.
– Fue demasiada la tensión – respondió nuestro amigo el “Oso”.
– La Ley de Murphy y la incertidumbre siempre existen ¿qué podríamos hacer para que no se rompa la cadena?
Pensaron un poco y una simpática joven contestó:
– Deberíamos sacar el poste del suelo para que no tense la cadena.
- Ud. debe ser consultora – le dijo Larry – pues, su respuesta es técnicamente correcta; pero no nos sirve para nada
Todos rieron de buena gana, mientras la joven se sonrojaba.
– Es sólo una broma, pero tu respuesta era lo que necesitaba para explicar acerca de otras dos fuerzas que son el presupuesto y la fecha de término estimada del proyecto, en nuestro ejemplo están representadas por el cemento que clava el poste en el suelo, son las fuerzas que nos impiden bajar la tensión que producen Murphy y la incertidumbre, ¿es claro no?, cada vez que una de estas dos fuerzas interviene lo mejor sería poder mover la fecha de término o incrementar el presupuesto, pero este cemento llamado presupuesto y fecha de término estimada no nos dejan – esperó un momento hasta que percibió que todos habían captado la idea – pues bien – continuó – si no se puede mover el poste ¿cómo hacemos para que nuestra cadena no se rompa apenas aparezcan esas dos fuerzas siniestras?.
- El proveedor deberá tener holguras – contestó Edward.
– ¡Eso es! el proveedor debe poner sus holguras o poner su “colchón” como decimos típicamente, pero ¿cómo representamos en nuestro ejemplo la holgura? – silencio, más silencio, más silencio, tenía que sacarlos del bache – pues colocando más eslabones en nuestra “Cadena de Proyecto”, por favor Uds. dos intégrense a la cadena.
Se dirigió a dos personas corpulentas del grupo y las hizo pasar, se metieron en medio de la cadena y esta quedó obviamente holgada.
– ¿Qué pasa ahora si Murphy ataca?
Hizo una señal al conductor de la cuatrimoto y avanzó un poco, la cadena ni se inmutó aún estaba holgada
– Pues nada, tenemos nuestros eslabones de holgura, y ¿qué pasa si la incertidumbre ataca nuevamente?
Nueva señal al conductor de la cuatrimoto se deslizó un poco más la cadena se tensó; pero no se rompió
– Resistió ¿no? – les preguntó, todos asintieron - bueno ¿ahora podemos decir que tenemos seleccionado a nuestro proveedor?.
- Siiii – fue el corrillo.
- Perfecto ¿cuál es el siguiente paso?.
- Firmar el contrato – espetó el Contador.
– No, aún falta algo – respondió Larry.
- No decirle nada al proveedor – comentó el “Oso”.
Larry se sorprendió
– Cuéntame un poco de eso, ¿cómo que no decirle nada al proveedor?.
- Pues claro, si le digo que es el seleccionado no ajustará su precio.
Fue la entrada perfecta para el siguiente punto
– Interesante – dijo Larry mirando al cielo como reflexionando – así es que el siguiente paso es cerrar el precio con él, aquí según me dijo Andrés se aplica el emblemático “poder de negociación” de LogiNet ¿no?, ese poder que les permite obtener los mejores precios del mercado.
Todos asintieron con beneplácito.
– Ahora supongamos que el peso de la cadena es igual al precio pedido por el proveedor, en nuestro caso es el precio de las nueve personas que forman la cadena ¿no?, aproximadamente nuestro precio es ahora de 700kg por poner una medida, ¿qué sigue?.
- Hay que pedir la rebaja pues – contestó el “Oso”, que se había vuelto muy activo.
– Ok, supongamos que presionamos y comprometemos a nuestro cliente para que nos rebaje el precio y él dice 600kg – al parecer todos lo vieron razonable – ¿Qué creen que hace nuestro amigo proveedor? – silencio – Vamos anímense.
- Ajusta sus precios, pues – avisó una voz anónima.
- Lo entiendo, pero ¿cómo lo hace?, en nuestro ejemplo tiene una cadena de precio 700kg y se ha comprometido a que pese 600kg, ¿qué hace?.
Silencio.
– Los ayudo, vengan Uds. dos por favor
Llamó a dos personas del grupo de los “no corpulentos”, retiró a dos corpulentos de la cadena y los sustituyó por los recién elegidos
– Supongamos que las dos personas que salieron pesaban 100kg cada uno y las personas que se han incorporado pesan 50kg cada uno – hubo ligeras risas – ¿en qué hemos quedado?, pues que ahora sí nuestra cadena pesa 600kg como intentamos conseguir, pero aún nos falta “una rebajita más” y le pedimos al proveedor que baje el costo a 400kg, ¿Qué haría entonces?.
- Cambiaríamos más eslabones, pues – replicó Andrés
– El proveedor no es tan loco – retrucó Larry – no puede seguir adelgazando eslabones infinitamente pues algunos de ellos son claves, pero lo que si hace es eliminar los eslabones de holgura
Se dirigió a la “Cadena de Proyecto”
– Srs. que se incorporaron como eslabones de holgura por favor retírense – la cadena quedó obviamente tensa – ahora si, hemos logrado bajar el costo de 700kg a 400kg, ¿merecemos una felicitación?, ¿esto es bueno para la empresa?.
- Si – fue contundente Edward el Gerente de Sistemas – tenemos la cadena que une el poste situación actual y la cuatrimoto situación ideal y con un ahorro del 40%.
- ¡En lo absoluto! – casi gritó el Contador – lo que hemos hecho es debilitar la “Cadena de Proyecto” y por ende asumir un riesgo, si Murphy o el efecto incertidumbre atacan, que la experiencia nos dice que siempre lo harán, enfrentemos el proyecto con una cadena muy débil
El Contador hizo la seña convenida al conductor de la cuatrimoto, había tomado el control de la dinámica de manera espontánea, el vehículo apenas se movió y la cadena estalló, un profundo silencio embargó al grupo, el efecto había sido impactante en todos, Larry paró un instante para que reflexionaran.
Finalizó la dinámica explicando en un papelógrafo el mismo ejemplo pero utilizando la ecuación de valor que originalmente mostró a Andrés. Hecho esto Larry se despidió de todos, luego aceptó la invitación de Andrés para tomar un café en su oficina.
- ¡Qué bueno estuvo esto Larry! – fue la entusiasmada frase de Andrés – la dinámica es estupenda, creo que te voy a pedir replicarla a otra gente.
- No hay problema por eso, sólo avísame con tiempo.
- Larry aprovechando que nos sobra más de una hora, quiero sacarle el máximo provecho a mis $6,500, ayúdame con un problema de presupuestación que...
- Alto ahí, buen amigo, eso es otro precio – dijo con una media sonrisa Larry.
- Pues comencemos con la ecuación – dijo Andrés.
Ambos rieron.
Lecciones Aprendidas.
- Si, se deben ajustar los precios de los proveedores, pero se debe pedir a éstos que muestren como logran el ajuste.
- Apelar a una transparencia en la estructura de costos es saludable, de manera que los proveedores aseguren que el proyecto les es rentable y por ende podamos saber que tenemos un socio de negocios viable en el tiempo.
- La mejor negociación es aquella en la que ambas partes ganan y quedan con la sensación que han ganado.
[1] Recomiendo precisar sobre esto en el excelente libro de Eliyahu Goldratt Cadena Crítica